电算化会计环境如何减少财务人员工作量？

90年代以后，随着电子计算机技术的普及，企业开始推行电算化。随着企业建立电算化会计体系，企业的会计核算与管理环境发生了重大变化，从而为企业的经营决策提供正确的信息，创造更高的效益，建立一套适合于会计电算化的内部控制体系尤为重要。

一、会计电算化模式下内部控制的变更。

1.内部控制的形式已经改变。

和手工核算系统一样，计算机会计系统不可能对任何可能导致欺诈或欺诈的经济业务进行独立核算，必须由若干个人或若干部门独立完成。计算机会计系统中，不兼容的职位主要是系统开发和系统运行、数据录入岗位和记帐岗位、系统软硬件管理岗位和系统档案管理岗位。为了防止舞弊、舞弊，企业应根据责任划分原则建立一套内部控制体系，并建立相应的岗位轮岗制度。由此，内部控制的形式已从原有的制度控制转向了程序控制和软件控制。

2.内部控制的范围已经改变。

因电算化会计制度的建立与运行复杂，内部控制的范围也随之扩大，包含了传统手工系统无法控制的范围，例如系统权限的控制.修改程序的控制，软盘会计信息的安全保护。计算机病毒的防护。电脑运行管理。系统管理员和系统维护人员的岗位责任制等。

3.对内部控制数据的处理方式也有改变。

对于电算化会计环境，只要输入审核无误的原始数据，或者通过外部系统转移到机制的凭据，并根据财务软件进行会计分录，凭单审核.对帐，生成记帐报表，确认后由计算机自动完成，并可按要求生成会计报表分析、这样就可以极大地减少财务人员的工作量，避免计算加总等差错。

二、会计电算化对企业内部控制提出了新的要求。

1.保证原始资料准确处理。

计算机内的原始数据必须先经过人工审核，然后输入计算机，一旦输入时出现了错误，计算机就不能识别，只会将错误的进行各种相应的计算工作。因此，计算机自动处理输出数据的精度完全取决于原始数据输入的准确性，这就要求所有数据的处理方法和程序都要规范，并且要保证数据的正确性和相对稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性.完整性和准确性。

2.对操作员的职权控制。

许多单位没有建立相应的内部人事管理制度，财务人员分工不清，操作者有可能越权或未经授权的人，通过计算机和网络浏览整个资料档案，篡改.复制.伪造.销毁企业重要数据。这样就会增加出错和欺诈的风险。

3.会计电算化档案管理存在缺陷。

人工核算系统，全部采用纸张作为载体，保存会计档案。经过电算化后，会计信息储存在磁碟、光盘等磁性介质上，对其管理也有相应的不完善，导致损坏或丢失，甚至单位会计信息泄露。

三、会计电算化环境下的内部控制对策。

1.提高认识。

要充分认识内部控制在会计电算化模式下的重要性，关注电算化带来的新情况，从思想上提高认识，防止其产生。实际操作表明，计算机自身出错的概率非常低，而且绝大多数错误都是人为因素造成的，一旦出错，数据还会比较原始，这对会计核算工作造成的损失是无法弥补的。因会计电算化工作所处的特殊环境易受非法经营的干扰，更需要内部控制人员，包括财务人员，随时保持警觉，防止内部控制被扰乱和破坏。

2.严格实行授权管制。

运用财务软件的权限控制功能，通过对操作员权限的分配，密码的设置等进行上机操作的控制。不得对软件开发者进行记帐、修改、审阅等权限；会计主管应熟悉财务软件，并严格掌握其权限；这样才能确保操作的有效性，从而保证会计信息及资料的真实性合法。

3.建立财务部的内部控制系统。

财务司的应用，要求按照内部牵制原则进行合理分工，员工在工作中相互制约，相互监督，以防止工作失误、故意舞弊等现象发生。传统的内部控制手段，如职务分离控制、业务程序控制等，在采用新的内部控制手段时，不能完全抛弃。

4.加强电子会计档案的管理。

财务文件主要是指打印出的各种凭证.帐簿.报表，会计电算化应用系统程序.编程语言程序.在系统开发时设计的工作网络图.数据存储媒体等也要作为会计文件的一部分。在会计电算化之后，会计档案管理是会计工作持续进行的保障，是保证系统内部数据安全、完整的重要环节，是会计信息得到充分运用的重要保证。

5.管制计算机系统的安全性。

强化计算机系统安全控制，主要是要防止未经授权人员擅自使用财务专用电脑，同时也要加强对网络安全的防范，以减少计算机故障的发生。

6.控制内部审计。

内审不仅是内控体系的重要组成部分，而且是加强内控制度的重要内容。审计师要对会计电算化系统的每一个环节都进行检查和监督，防止违法舞弊。

7.建立操作者的职业道德。

在实行会计电算化的过程中，仍然需要人为操作，因此，道德规范、行为准则、能力素质建设应该纳入内部控制体系。企业经营者应重视对财务人员职业道德教育。

由上述论述可知，要保证会计信息质量，关键在于完善和强化电算化内部控制体系，每一家企业在财务、经营管理中都应该注意的一个问题，而内部控制的优劣，将直接影响企业的管理水平和经济效益。