有效规范会计档案管理部门的职责

提高基层人民银行会计档案管理质量的建议

（一）严格统一管理会计档案，明确管理部门职责划分

针对当前档案管理部门分散带来的问题，在制定和实施相关会计档案管理制度的基础上，明确划分档案管理部门的职责，有效规范会计档案管理部门的职责。首先，为彻底解决基层人民银行会计档案管理职责不明确、操作不规范、硬件不匹配等问题，建议逐步实施“集中监督、集中管理”会计档案管理模式。通过对会计档案进行异地保管，定期复制会计档案，监督部门对监督后的会计资料和辅助会计资料进行统一整理归档，不再返还监督后的会计资料。其次，由于档案管理涉及多个管理部门，各部门应高度重视会计档案管理，不断加强对会计档案制度管理的研究，在掌握基本要求的基础上，严格按照规章制度，严格杜绝会计档案管理中的主观性和随机性。三是规范会计档案交接、归档操作，严格办理会计档案查阅手续，仓库设施要符合规定要求。不断加强对基层人民银行的指导，根据自身实际发展情况，及时修订银行内部控制体系中存在的问题，明确自身职责，积极落实会计档案管理工作，有效规避和防范档案管理中存在的风险。

（二）完善基层人民银行制度管理，有效加强会计档案检查

为有效加强基层人民银行的日常管理，积极加强基层人民银行的制度建设。首先，针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督的意见》，强调了事后监督职能的定位。这一管理弊端应积极将相关事后监督数据纳入会计数据管理范围，及时明确事后监督部门在实施监督过程中产生的主要监督数据的保管期限；其次，对于会计档案管理中的检查，要积极从档案登记簿的完整性、整理的规范性、分类的正确性、入档的及时性等方面入手，全面监督管理销毁手续是否健全，安全措施是否符合规定，实现会计档案保管的妥善有序；第三，积极有效完善司法部门会计档案审批制度，不仅要加强会计档案管理人员的安全保密教育，还要有效提高会计档案管理的保密安全意识，积极确保会计档案的不泄露和信息的绝对安全；最后，为有效防止会计信息的安全管理，加强与司法部门的沟通联系，积极就基层人民银行会计档案信息管理措施进行有效沟通，从根本上确保中国人民银行信息管理的安全。

（三）尽快制定中国人民银行会计档案管理实施办法，明确会计档案管理职责

为确保会计档案管理的安全，中国人民银行总行应当根据《中华人民共和国档案法》、财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，制定科学、合理、规范、可操作的会计档案管理实施办法，并有效实施。在档案管理实施过程中，尽量减少档案管理流通环节，有利于档案、归档、复制、咨询、移交等环节的统一和规范。加强会计档案检查，堵塞管理中的薄弱环节。会计档案的检查应当像空白凭证一样进行现场检查，从档案登记簿记录的完整性、整理的标准化、分类的正确性、档案的及时性和全面性、簿实检查是否一致、销毁程序是否健全、安全措施是否符合规定等方面进行全面检查，确保会计档案妥善保管，存放有序，检查方便，防止损坏、损失和泄露。磁介质会计档案的审查可能受到特定应用环境的限制。通过积极改进磁介质、光介质等措施，加强会计档案管理数据的审查和备份，实行双备份、异地保管，避免会计档案磁化、老化等问题。