完善采购和支付的内部控制和管理制度

辽渔船厂作为辽渔集团的骨干企业，经过半个多世纪的发展和积累，以其优越的地理位置和合理的产业结构，已成为一家集造船为一体的工业种船舶维修为主的工业造船厂。主要从事俄罗斯船舶、日本船舶、台湾船舶和国内渔船、货船。船舶维修材料种类繁多，供应商也涉及全国各地。采购业务频繁。为满足企业的经营要求，企业于2007年9月采用ERP-U8系统采购、库存和库存管理模块。探索加强采购和支付的标准化管理和控制。

采购业务包括货物、材料和固定资产的供应。一般由三个环节组成：签订合同、验收材料或货物入库、结算和付款。供应流程的业务要求：（1）采购计划、订单、验收、结算等工作必须分工负责。（2）除特别授权外，采购人员只能根据批准的品种和规格进行采购，不得擅自改变采购内容。（3）除零星采购外，采购业务还应签订合同。（4）采购付款必须经过审核、检查合同后方可支付结算。（5）除小额采购外，采购付款必须通过银行结算。（6）采购的材料必须验收后方可入库。（7）采购过程中的损失必须在审批后查明原因并处理。（8）应付账款的详细账户和总账应定期核对。

企业根据实际情况，进一步完善采购和支付的内部控制和管理制度，并严格执行。（1）岗位分工控制。建立采购和支付岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责和权限，确保采购和支付业务不相容的岗位相互分离、限制和监督，同一部门和个人不得办理采购和支付业务的全过程。（2）审批控制。建立采购审批制度，明确审批权限，审批人根据其职责、权限和单位的实际需要审批采购事项。（3）采购控制。根据采购情况确定相应的采购方式，制定特殊采购处理程序，确定质量比较和规定的授权审批程序，确定供应商。（4）验收制度。建立健全验收制度，根据系统规定验收异常品种、规格、数量、质量等，并出具验收报告，及时查明验收原因、验收报告。（5）支付控制。严格检查采购发票、验收单、仓储单、合同等相关凭证，检查其真实性、完整性和合法性，及时处理符合支付条件的采购业务；建立预付款和存款授权制度。加强应付账款管理，批准后结算支付到期应付款；建立退货管理制度，及时收回货款。（6）监督检查。定期检查采购支付业务相关岗位和人员的设置，定期检查采购支付业务授权批准制度的实施情况，定期检查相关文件、凭证和文件的使用和保存情况。

采购、库存、付款管理流程图。

一、采购订单。

企业由生产部门制定船舶维修计划，每个船舶维修车间应根据船舶维修计划手动填写材料订单。收到订单后，采购部门应填写批准的订单输入系统，打印两份采购订单，一份转交仓库存储部门，作为验收货物和发票验收的依据（验收货物的依据）；一份作为采购部门存储，以检查和分析所有库存和到达情况。采购订单是企业与供应商之间签订的合同，主要包括采购什么商品、采购多少、谁供应、何时到达、到达地点、运输方式、价格、运费等，通过采购订单的管理，可以帮助企业提前预测、控制和监督采购业务。在ERP环境下，企业采用手动输入采购订单，系统内置严格的审计程序，确保订单所列内容的完整性和可接受性，并由专门授权的人员进行修改和存储信息。在ERP环境下，企业采购订单采购部门应手动输入采购订单，系统内置严格的审核程序，以确保订单内容的完整性和可接受性。经授权人员审核确认后，系统连续订单将自动传送至验收部门和应付凭单部门。

二、采购入库单。

采购入库是通过采购到货，质量检验对合格的存货进行入库验收。企业验收人员由质量检验人员、生产部门负责，采购人员和仓库管理人员共同验收。比较销售单位的发票或到达清单和采购订单。严格检查每种货物的名称、规格、数量和质量，仓库管理人员在确保正确一致的情况下输入仓库清单。采购入库单一式三份，一份送会计部门核算；仓库管理员保留。并在系统中转账，财务部门可以查询材料的入库情况。严格的验收制度有利于评估采购人员的工作质量，明确采购部门与仓库之间的经济责任，确保入库材料的准确性和安全性，实现收货人、验货人员和采购人员的不相容责任分离，尽可能控制这一环节的风险。在ERP环境中，验收是采购业务的重要控制环节，并在系统中设置授权。只有经授权人员检查后才能确认验收。点击ERP系统中收到的每个文件，形成验收单，作为验收和检验货物的依据。系统还将生成的验收单传输到应付凭证部门进行付款。

三、发票结算。

这是一个混合采购订单和采购发票的过程，记录采购订单与采购发票之间的相应关系。采购结算单在库存模块中生成订单凭证。企业采购会计师（材料会计师）根据采购订单和采购发票计算采购成本。发票结算的结果是采购结算表。当月发票未到达或未结算的，形成临时估时估计的入库表，并在发票到达后的月份进行采购结算。ERP系统具有文件跟踪能力。当采购系统生成总账所需的凭证时，可以联合查看验收表、采购订单、入库表等，以确保记录采购程序的完整性。系统内置的控制程序可以更好地确认采购的真实性、采购记录的完整性和成本分摊的正确性。

四，付款

买方应编制付款申请。同时，确认供应商发票的内容与传输的验收单、订单一致，发票金额的计算是否正确。在ERP环境下，为防止审批程序不完整，账户信息错误造成不应有的损失，财务授权人员应检查已签发的支票总额是否与处理的支付凭证总额一致，并检查各种凭证是否一致，经授权财务人员审核签字后方可支付。责任明确，程序明确，如发现问题，应及时查明原因。

综上所述，在ERP系统下，企业采购和支付业务从提交采购申请、输入采购订单开始，经主管批准，按照ERP系统设置的程序形成数据数据，然后分发给采购部门、验收部门、财务部门等。主要凭证和会计记录包括订单、验收单、卖方发票、付款凭证、转账凭证、付款记账凭证、应付账款明细账、现金和银行存款日记账等。初步实现了生产、业务、财务一体化管理。在ERP系统的早期发展中，船厂首先在加强企业基础管理、规范业务流程、提供企业综合管理水平方面取得了初步成果。理顺基础数据，统一不同部门之间的多组编码问题，解决各部门之间的对账口径问题，加强各业务部门之间的信息共享。ERP系统可以随时运行所需的报表，以反映企业在下一阶段的生产、供应和销售信息。通过ERP系统的建设，企业加强了系统实施的有序性和程序性，使内部控制轨迹清晰，有利于审计评价，提高了内部控制的技术内容。在ERP项目的实施中，企业不仅要启动一套软件，而且要充分反映和巩固一套符合企业实际情况、先进适用的管理理念，将科学的管理理念与先进的信息技术和完善的管理体系相结合，是企业实现内部控制的有效途径。