ALERP集中财务管理系统的实施进展

ALERP集中财务管理系统的实施进展

 

实施是一个极其重要的环节。ERP系统的实施一般分为前期工作、项目实施、巩固和改进三个主要阶段。ERP集中财务管理系统的实施是AL整体ERP系统实施的第一阶段，实施进度会影响下一阶段的实施和整体进度，实施质量会动摇人们对ERP系统的信心，增加下一步实施的阻力。以下是对ALERP集中财务管理系统实施前期准备环节、项目启动环节、培训环节和数据初始化实施情况的进一步分析。

 

1．项目前期准备阶段

 

项目实施的准备阶段非常重要，与项目的成败有关，但在实际操作中往往被用户忽视。本阶段的工作主要包括：领导培训和ERP原理培训。主要培训对象是企业高级领导和未来ERP项目团队人员，掌握ERP的基本原则和管理理念。这是ERP系统成功应用的思想基础。因为只有企业各级管理者和员工才是真正的用户，真正了解企业的需求，只有了解ERP，才能判断企业需要什么样的ERP软件，更有效地使用ERP。

 

在AL公司ERP集中财务管理系统实施的前期工作中，实施者对AL公司领导的相关概念和原则没有足够的培训，只在项目组周例会上与项目组成员沟通了一些ERP相关概念和原则。因此，AL领导对ERP的理解只停留在一个概念层面，并没有深入到ERP的真正管理核心。

 

ERP的推出必然会打破公司内部利益现有的平衡状态，必然会有人反对，有人同意，有人观望。这就需要在前期准备工作中做好思想工作，培养有利于ERP实施的企业文化氛围。但是AL公司做得不好，有些领导并没有真正了解ERP带来的管理变化和对企业的效益。前期准备不足导致天宏ERP项目实施不足，思想层面缺乏真正的理解。

 

在这个阶段，由于公司高级领导对ERP的理解非常肤浅，加上实施者对AL公司的业务不熟悉，在当前业务流程研究中，AL公司相关员工不理解，对ERP的理解有限，给双方沟通造成很大障碍，经常出现回答问题的现象。此外，对ERP系统的怀疑和担忧，既得利益相关者的阻碍，传统的好消息和担忧，研究报告的水相当高。

 

根据对AL业务流程的调查和集中财务管理系统的软件流程，实施方提出了相应的解决方案。但由于涉及AL内部利益的博弈，最终不得不按照AL现有流程进行软件“客户化”。正是因为这种“客户化”，ERP集中财务管理项目的一些实施部分在很大程度上非常困难，也导致了天宏ERP集中财务管理项目的实施进展缓慢。

 

2．项目启动环节

 

该环节主要是建立一个强大的ERP组织，AL成立了ERP项目团队，选择了项目经理，并确定了项目实施的主要计划。

 

项目组确认项目实施主要计划后，项目目标、工作方式、时间安排等相关信息应在客户公司中、高层和部门业务骨干中进行宣传。项目启动是一个很好的沟通机会，同时由客户老板向高、中层管理人员传达企业实施ERP项目的决心，为未来实施工作消除障碍，让客户从上到下达成共识，这是企业双方项目团队成员的首次亮相。因此，项目启动的成功在一定程度上决定了项目实施的难度和效果。企业老板在项目启动会上的讲话肯定会影响企业中层管理者对项目实施的态度。如果老板的态度不坚定，缺乏信心，企业管理层在未来的合作中表现出信心不足，将给整个项目的实施带来不必要的困难；也就是说，如果高层态度坚定，重视度高，中层支持力度大，项目实施难度必然降低，项目风险也会降低；而在启动会上，企业高层授权双方项目组成员确认双方项目组织的成立，可以赋予企业方和实施方项目组成员相应的权力，减少双方在实施中的阻力；在项目启动会上，还应建立相应的项目实施激励机制，明确项目实施中奖惩制度，鼓励员工士气，避免责任不清造成的负面怠慢。2008年5月，AL公司启动了项目，成立了ERP实施项目组。本应在项目启动时召开项目启动会议，但由于AL公司高级领导担心项目未来无法向员工解释，他们放弃了项目启动会议，计划在成功后取得重大成就。这并没有引起公众舆论的关注，参与者只是对成功和失败漠不关心，同时也没有在组织内部形成核心凝聚力。

 

3．培训环节

 

随着项目的启动，贯穿ERP项目的培训工作也逐步开展。培训分为顾问培训和企业内部培训两类。

 

实施顾问对AL公司的培训包括ERP概念培训、ERP软件功能培训、ERP处理过程培训和IT部门的系统管理培训。在软件培训中，项目核心成员原则上必须参与整个过程，但根据AL公司的实际情况，项目成员只参加培训，或当工作与培训时间冲突不参加培训，导致对整个系统过程的理解不是从整体概念，给以后的过程或部门协调带来了很多障碍。

 

此外，AL产品培训与参与者实际进入系统操作间隔近一个月，导致培训后长时间不在系统中使用，忘记操作过程和操作模式，无法保证培训效果。

 

4．数据初始化

 

数据初始化是ERP实施的一个非常重要的环节。初始化数据包括系统参数、静态数据和初始数据。根据不同的软件，系统参数和静态数据在格式和内容上有很大的差异，一般包括：材料、供应商、客户、计量单位和转换数据、会计科目表、会计期间等。初始数据主要包括：总账账户余额、应收账款余额（分为已开票和待开票）、应付余额(分为已开票和待开票)、销售订单最终发货，采购订单最终到达。

 

ALERP软件的系统参数由实施顾问负责，静态数据的收集和整理由天宏公司相关人员负责。由于AL公司总部一直在使用优秀的U8金融系统，静态数据的收集和整理相对容易，应该说数据初始化工作更容易完成。但由于数据初始化过程，虽然有计划，但该计划是一般计划，只规定数据初始化工作时间，不按天排进度要求，落实责任人，导致最后期限未完成。

 

在子公司和子公司中，很少有公司还处于手工记账阶段，从手工记账直接过渡到计算机会计。除了培养操作习惯外，手工记账中相关初始数据的不完善也是系统无法初始化的原因之一。

 

在这个过程中，由于“特殊”的情况，经常会遇到未能按计划执行的情况。最后，初始数据的收集和输入不能按计划完成。初始输入延迟时，系统只能使用补充期初至当前的数量。延迟时间越长，补充工作量越大，也会影响月底的截数。