财务总预算会计档案电子化管理

一，引言

根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)第三、第七条规定，通过计算机等电子设备形成的电子会计档案属于会计档案范畴，单位可以使用计算机、网络通信等信息技术来管理会计档案。随着信息技术的进步，会计信息系统技术的应用日益成熟，会计相关业务和信息可以通过电子渠道产生和存储（即通过会计信息渠道进行会计工作）。同时，随着近年来发票、财务账单、合同等经济文件，凭证的电子程度显著提高，会计原始凭证的电子程度显著提高，为会计档案电子管理提供了必要的先决条件。近年来，随着国库集中收付电子改革在全国各级财政中得到广泛推广和应用，作为财政预算活动业务的会计核算、反映和监督，已成为探索会计档案电子管理的前沿阵地。本文从财务总预算会计档案电子概述、现状分析和解决方案等方面，对我国财务总预算会计档案电子化管理进行了探讨。财务总预算会计档案是指财务总预算会计(以下简称总会计)在会计过程中接收或形成的，记录和反映上述经济业务事项的，具有保存价值的，属于备案范围的文字、图表等各种会计材料。根据不同类型的会计档案，总预算会计档案可分为会计凭证(包括会计凭证和原始凭证)、会计账簿、财务会计报表等会计材料。根据会计业务内容的划分，总预算会计档案可分为预算资金收入、预算资金支出、资金等业务类型。顾名思义，总会计档案是通过电子形式生成、存储、存储和传输总会计档案的。根据《会计档案管理办法》第八条和第九条的规定，电子会计档案只能以电子形式保存，不包括具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案。因此，本文不包括政府综合财务报告、财务决算、会计档案保存清单、会计档案销毁清单、会计档案认定意见等。

二是财政总预算会计档案电子化现状。

近年来，各级政府财政部门在积极探索总会计档案电子化管理的基础上，运用会计信息化手段开展总会计核算工作。但是，如果电子会计数据不符合《会计档案管理办法》的要求，满足几个条件，就无法形成真正合法有效的电子会计档案，总会计档案的电子管理也没有真正实现。

(一)会计资料除原始凭证外的电子化情况。

除了原始凭证以外的各种总会计数据，如会计凭证和各种会计账簿、报表等，因为它们是各级财政部门通过总会计系统生成的电子数据，属于《会计档案管理办法》第八条单位内形成的电子会计数据，基本可以满足第一条、第六条的条件，即电子会计数据的来源是真实有效的，由计算机和其他电子设备形成和传输……不是具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案。但是，如果总会计系统未按照一定的技术规范和安全管理要求进行转型升级，则难以完全满足第八条的其他条件。如无改造升级的一般会计核算系统不能输出符合国家标准归档格式的会计资料，不能保证会计凭证、会计账簿、报表业务环节的必要程序，如处理、审核、批准、防篡改、抵制等，不能实现电子会计档案的有效备份等。因此，即使各级财政部门普遍使用总会计制度进行总会计核算，也只能根据相关会计制度、会计基础工作规范等法律法规的要求，打印纸质会计凭证、会计账簿、报表，由处理、审核、审批等相关岗位人员手工签字、盖章、装订、生成，制作符合档案管理要求的纸质会计档案，然后根据相关档案管理要求进行归档、储存、储存或移交。

(二)电子化情况的总会计原始凭证。

总会计原始凭证是指由财务预算收入、支出、现金等日常业务工作形成的各种原始凭证。根据不同类型的业务，主要包括国库收入日报表、一般付款书、调整通知书、更正通知书、国库账单、预算单位付款计划和直接付款申请表、预算付款凭证、清算通知书、申请表等国库收款业务相关原始凭证。在这些原始凭证中，部分是单位内形成的属于档案范围的会计数据，如财务部门内的直接支付审批表，其他大部分是财务部门从外部收到的会计数据，如从国库银行收到的收入日报表、国库票据、从预算单位收到的付款计划和直接支付申请表、从国库集中支付银行收到的清算通知和清算申请表。自2013年财政部、中国人民银行启动电子国库集中支付改革以来，全国各级财政部门根据实际地方政府积极推进改革。信息化，电子化水平较高的一部分财政部门已基本完成了上述包括内部产生和从外部获得的各种国库集中收付业务的电子化转型，但仍有少数业务保留了纸质凭证传输的实际工作流程。但是，电子改革进展缓慢的财政部门仍然有很高的纸质凭证比例。国库集中收付业务已经实现了电子管理，形成的原始电子凭证符合《会计档案管理办法》第八条的要求。第九条规定，符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，可以仅以电子形式保存，形成电子会计档案；纸质凭证业务尚未实现电子化，不符合仅以电子形式保存，形成电子会计档案的所有条件，仍需按原流程进行纸质归档管理。

(三)财政总会计档案电子化管理现状。

地方财政部门推进国库集中收付款电子化改革的过程不同，总会计档案电子化管理的进展也参差不齐。由于电子化程度不高，一些省市还没有启动总会计档案电子化管理工作，因为没有上级业务主管部门的政策指导和文件规定。他们仍然使用原始过程，打印和装订大量电子渠道生成的会计数据，工作效率没有得到有效提高。即使按照国库集中收付电改革后谁需要谁打印的原则，原来从外部获得的会计数据也需要由财政部门的总会计人员自己打印，这增加了工作量，并没有节省行政成本。一些省市积极探索和尝试电子管理总会计档案，但由于并非所有业务都实现了电子化，因此仍然存在数量和不同类型的纸质证书。需要通过拍照、扫描和其他方式形成电子文进行电子存储和管理。因为并沒有彻底依照《会计档案管理方法》第八条、第九条规定，因而仍需同步保存原来的纸质凭证做为会计档案，进而造成同一项业务、同一批会计档案、电子化和纸质方式存档的局势并存。这既不符合规范管理方法规定，也没有真实合理地提升工作效能。探寻总会计档案电子化管理方法的财务部门，绝大多数也沒有会同有关档案管理部门颁布具体系统，明确该项工作中的合法合规和标准操作流程，也沒有依照《会计档案管理方法》等有关文档要求，配置合乎规定的电子档案管理系统。